Digitalisierung von Personalakten für KMU

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Die Digitalisierung von Personalakten beginnt nicht beim Scanner

Ein Ordner voller Personalunterlagen ist schnell gefüllt. Arbeitsverträge, Zeugnisse und Gesprächsnotizen kommen im Lauf der Jahre dazu. Bei der Digitalisierung von Personalakten geht es jedoch nicht nur darum, Papier einzuscannen. Wichtig ist, wie die Informationen später genutzt werden. Eine gute Lösung schafft eine sinnvolle Struktur und macht Unterlagen dort verfügbar, wo sie im Arbeitsalltag gebraucht werden. Dies kann vor allem in kleineren Betrieben einen Unterschied machen. Auch ältere Unterlagen lassen sich schrittweise übernehmen, ohne dass die gesamte Ablage an einem einzigen Tag neu aufgebaut werden muss.

Was die Digitalisierung von Personalakten mit alten Ordnern macht

Wer Personalunterlagen bisher in Ordnern aufbewahrt, kennt die Situation. Ein Dokument wird gebraucht und zunächst muss klar sein, in welchem Ordner es steckt. Bei mehreren Mitarbeitenden wächst diese Suche mit der Zeit. Die Digitalisierung von Personalakten verlagert die Ablage in eine digitale Umgebung. Dokumente lassen sich einer Person zuordnen und bei Bedarf wieder aufrufen. Das ist nicht nur eine Frage des Platzes im Büro. Auch der Zugriff verändert sich. Zuständige Personen müssen nicht erst Schränke durchsuchen oder Papier aus verschiedenen Ablagen zusammensuchen. Bei einem Wechsel in der Zuständigkeit bleibt die Ablage verständlich und kann von der nächsten Person weitergeführt werden.

Digitalisierung von Personalakten schafft Platz für mehr als Dokumente

Personalakten enthalten weit mehr als unterschriebene Verträge. Auch Qualifikationen, Gesprächsinhalte oder Angaben zur beruflichen Entwicklung können für den Betrieb relevant sein. Bei der Digitalisierung von Personalakten lassen sich solche Informationen strukturiert erfassen und mit der jeweiligen Person verbinden. Das eröffnet weitere Möglichkeiten für die Personalverwaltung. Ein abgeschlossenes Mitarbeitergespräch bleibt nicht als einzelne Notiz liegen, sondern kann später wieder berücksichtigt werden. Auch vorhandene Kompetenzen werden dadurch leichter auffindbar. Für die Geschäftsführung kann das interessant sein, wenn Aufgaben neu verteilt werden oder die Entwicklung eines Mitarbeitenden im Blick bleiben soll. Ebenso kann ersichtlich werden, welche Kenntnisse bereits im Team vorhanden sind und wo eine Weiterbildung sinnvoll wäre.

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Wenn Digitalisierung von Personalakten in die Personalverwaltung passt

Eine digitale Ablage sollte nicht neben der übrigen Arbeit stehen. Sie muss sich in den Alltag einfügen. Eine digitale Personalakte kann dabei mit weiteren Aufgaben der Personalverwaltung verbunden werden. Bei benobix gehören etwa Mitarbeitergespräche sowie Know-how- und Kompetenzmanagement zu den Bereichen, die innerhalb der Plattform abgebildet werden können. Auch Prozesse lassen sich einbinden: Mit Prozessmanagement, Workflows und Aufgaben können Informationen aus der Personalverwaltung mit den entsprechenden Abläufen verbunden werden. Dadurch entsteht weniger Bedarf für zusätzliche Dateien und Listen. Die Digitalisierung von Personalakten wird damit zu einem Teil der laufenden Personalarbeit. Genau hier unterscheidet sich benobix von einer reinen digitalen Personalakte. Personalmanagement, Organisation und Prozesse werden auf einer Plattform miteinander verbunden. Für ein KMU ist das interessant, wenn Personalaufgaben von der Geschäftsführung oder einer kleinen internen Verwaltung übernommen werden.

Digitalisierung von Personalakten mit einer Lösung, die mitdenkt

Bei 5 Mitarbeitenden gelten andere Anforderungen als bei einem Unternehmen mit 250 Personen. Eine Software sollte daher nicht voraussetzen, dass jeder Betrieb dieselben Funktionen benötigt. Benobix ist modular aufgebaut und lässt sich bedarfsgerecht einsetzen und später erweitern. Neben der Digitalisierung von Personalakten stehen auch Prozessmanagement und weitere Aufgaben der Personalverwaltung zur Verfügung. Dabei müssen nicht alle Bereiche von Anfang an eingeführt werden. Der Einstieg kann mit dem aktuellen Bedarf erfolgen und später um weitere Funktionen ergänzt werden, ohne Systemwechsel. Wir schauen mit dir darauf, welche Bereiche für deinen Betrieb tatsächlich sinnvoll sind. Nimm einen Ordner aus deinem Schrank und überlege, was darin heute noch umständlich gesucht wird. Vielleicht ist genau dort der richtige Punkt, um mit benobix den ersten Schritt in Richtung eines vernetzten Personalmanagements zu machen.